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業務の自動化とタブレットを活用した
デジタル運転日報による先進のカイゼンDXへの取り組み

業務の自動化とタブレットを活用した
デジタル運転日報による
先進のカイゼンDXへの取り組み

小林運輸株式会社

代表取締役 小林誠 様

会社紹介をお願いします。

1970年神奈川県平塚市で創業した物流会社です。現在は運送だけでなく倉庫も保有し総合物流業として神奈川県平塚市・茨城県小美玉市・東京都江東区に営業所を構え事業を行っています。

弊社の強みは危険物倉庫を保有していることです。平塚市内では営業危険物倉庫は弊社のみ、茨城営所にも2020年に建設いたしました。配送は関東圏をはじめ九州・関西・中部を得意とし大型車から2t車まで67台保有しています。チャーター便やお客様の専属便だけでなく、神奈川県においては危険物製品の小口配送もお届けしあらゆるニーズに対応しております。「お客様の困った」を解決することが私たちのやりがいに繋がります。そして何より働いている社員さんを大切にする会社であり続けること。社員さんをパートナーとして考え一緒に育つ研修や交流などに力を入れた笑顔の多い物流会社です。

運送DXの導入のきかっけを教えてください。

弊社は、ドライバーへタブレットを支給し自社開発のソフトで配車マンとドライバーとの連絡、教育資料、社内連絡などをそのタブレットに送信しデジタル技術の活用を積極的に進めて参りました。

導入前は電話連絡で言った言わない、聞いてないなどのトラブルも多く、お客様にご迷惑をかけたり、社内の人間関係にも影響を及ぼすこともありました。それらを改善することがDXへの入り口でした。

さらに次のステップとして考えたのは運転日報です。ドライバーは運転日報を手書きで作成し、各営業所ごとに集めた日報をFAXで本社に集め、管理部門がチェック、必要な修正を行うなどのアナログ的な業務が残っていました。
また、運行した請求データをシステムに入力する事務員の作業も、単純繰り返しの業務となっており、効率化が出来ないかと考えていました。様々な現場の業務を効率化し、本格的なDXに取り組みたいと考えていた際に、グローバルナレッジ社からDXの取り組みに関するコンサルティングを受けることとなりました。

そして、現状の業務フローの可視化、分析を経て、業務自動化のプランが作成できたことが、きっかけとなりました。

現在の状況はいかがでしょうか。

紙ベースの運転日報をデジタル化することを決め、レイアウト設計を行いました。その際に出来るだけ、ドライバーが日々慣れている日報のレイアウトを変更せずに、また出来るだけドライバーに負担をかけず、重要なデータを収集できる工夫を行いました。

このデジタル運転日報は、配送指示した情報を事前に取り組込みます。時間や距離などの数字を入れたらデジタル運転日報は、自動計算しますので、電卓を叩く必要はなくなります。更には、デジタコからのデータも自動で取り込みます。従って、入力する項目は最小化され、ドラーバーの日報作成時間を1/3~1/5に削減を期待しつつ、より正確なデータ収集を行い、各種データ分析につなげていく予定です。

現在、30名程度のドライバーに講習会を行い、仮運用をスタートさせ、今後の全社展開に向けて準備を進めています。

また、並行して開発した受注情報を基幹系システムにロボット(RPA)が自動入力するシナリオは、順調に動いています。従来、翌日の午前中に事務員が行っていた作業は、ロボット(RPA)が夜間に作業を終了し、翌日の事務員の業務は大幅に軽減されました。

今後、どんな効果を期待していますか。

物流業界では2024年問題が大きな課題です。走行距離や労働時間で給与計算が仕組み化されている会社が多く弊社もその一社です。ドライバーが運転日報にかける時間は30分以上です。毎日のことですから積み重ねると大きいです。合わせてその後チェックする事務スタッフ側も紙の運転日報をまとめる、めくる、ファイルに保管するなどの無駄な時間も削減できると考えています。

そしてRPAによるシステムへの入力ですが、会社の成長と共に入力件数も当然増えます。事務スタッフも負担が増え続けますが所定のエクセルにコピペで入力や修正をかけるだけであとはお任せ。最初は不安もありますが今後は安心して他の業務に携わることができると期待しています。

GKIのサービスはいかがですか。

ある団体でDXが取り上げられ、ちょっとしたzoomでの講演に参加しました。RPAの言葉に馴染みもなくどんなことができるのか、弊社にマッチングするのか半信半疑でした。しかし弊社に足を運び、弊社スタッフの声を聴き期待できることを図解で分かり易く説明頂きました。

おそらくややこしい業務だと感じていたと思います。しかしながら各システムや担当者が縦割りになっていた業務を上手につないでくれるシナリオを描いていただきました。

また作っただけでなく運用までのサポートもしっかり対応いただいています。

今までの当たり前を変えるには難題も多くありますが、丁寧に一つ一つ解決してくGKIさんに感謝しています。