どんどん新しいことにチャレンジしていこう、今やっていることを変えていこう、という業務改善の話をしている中で、RPAをご紹介いただきました。

RPAは定型業務の標準化と作業時間の削減に効果があることも分かり、その点で導入の検討を始めました。

弊社は協力会社も合わせ100台以上の車を動かしており、24時間365日営業しております。日々の売上を管理・計算をするためには、車両と荷物を紐づける配車表の情報が欠かせません。この情報は、MS Accessに登録をしてデータベース化しています。

MS Accessに登録する情報は1日あたり270～300件、1件につき約40項目あり、毎日３時間はかかっていました。そのため、この業務をRPAで自動化しました。自動化に伴い、元々手書きだった配車表をMS Excelに変更をしました。配車係の意見を取り入れながらデジタル化を進めたのですが、配車係の利便性を損なわないように、かつRPAでデータ登録をしやすいフォーマットに調整するのはとても苦労しました。

RPAを導入したことにより、毎日3時間の作業が現時点で約45分となり、2時間15分の削減につながりました。

今後は、この2時間15分をRPAでの定型業務の自動化に充て、さらなる向上を目指していこうと考えています。

RPAを導入する際に、IT導入補助金のご紹介と補助金申請の支援をしていただきました。RPAの対象業務の検討作業が難航している中、この申請が無事に通ったことは、RPA導入に踏み切る大きな要因でした。

また、サポート体制にも満足しています。
RPAのシナリオ作成期間や導入期間は、日々問合せが発生します。電話やメールでは事足りないときに、ウェブ会議で画面を共有して同じ画面を見ながら話し合えたことは、進み方が大きく違ったと思います。最初はウェブ会議にも不慣れだったのですが、そこもサポートいただけたので助かりました。