弊社は、ドライバーへタブレットを支給し自社開発のソフトで配車マンとドライバーとの連絡、教育資料、社内連絡などをそのタブレットに送信しデジタル技術の活用を積極的に進めて参りました。

導入前は電話連絡で言った言わない、聞いてないなどのトラブルも多く、お客様にご迷惑をかけたり、社内の人間関係にも影響を及ぼすこともありました。それらを改善することがＤＸへの入り口でした。

さらに次のステップとして考えたのは運転日報です。ドライバーは運転日報を手書きで作成し、各営業所ごとに集めた日報をFAXで本社に集め、管理部門がチェック、必要な修正を行うなどのアナログ的な業務が残っていました。
また、運行した請求データをシステムに入力する事務員の作業も、単純繰り返しの業務となっており、効率化が出来ないかと考えていました。様々な現場の業務を効率化し、本格的なDXに取り組みたいと考えていた際に、グローバルナレッジ社からＤＸの取り組みに関するコンサルティングを受けることとなりました。

そして、現状の業務フローの可視化、分析を経て、業務自動化のプランが作成できたことが、きっかけとなりました。

紙ベースの運転日報をデジタル化することを決め、レイアウト設計を行いました。その際に出来るだけ、ドライバーが日々慣れている日報のレイアウトを変更せずに、また出来るだけドライバーに負担をかけず、重要なデータを収集できる工夫を行いました。

このデジタル運転日報は、配送指示した情報を事前に取り組込みます。時間や距離などの数字を入れたらデジタル運転日報は、自動計算しますので、電卓を叩く必要はなくなります。更には、デジタコからのデータも自動で取り込みます。従って、入力する項目は最小化され、ドラーバーの日報作成時間を１／３～１／５に削減を期待しつつ、より正確なデータ収集を行い、各種データ分析につなげていく予定です。

現在、30名程度のドライバーに講習会を行い、仮運用をスタートさせ、今後の全社展開に向けて準備を進めています。

また、並行して開発した受注情報を基幹系システムにロボット（ＲＰＡ）が自動入力するシナリオは、順調に動いています。従来、翌日の午前中に事務員が行っていた作業は、ロボット（ＲＰＡ）が夜間に作業を終了し、翌日の事務員の業務は大幅に軽減されました。

物流業界では2024年問題が大きな課題です。走行距離や労働時間で給与計算が仕組み化されている会社が多く弊社もその一社です。ドライバーが運転日報にかける時間は30分以上です。毎日のことですから積み重ねると大きいです。合わせてその後チェックする事務スタッフ側も紙の運転日報をまとめる、めくる、ファイルに保管するなどの無駄な時間も削減できると考えています。

そしてRPAによるシステムへの入力ですが、会社の成長と共に入力件数も当然増えます。事務スタッフも負担が増え続けますが所定のエクセルにコピペで入力や修正をかけるだけであとはお任せ。最初は不安もありますが今後は安心して他の業務に携わることができると期待しています。

ある団体でＤＸが取り上げられ、ちょっとしたｚｏｏｍでの講演に参加しました。ＲＰＡの言葉に馴染みもなくどんなことができるのか、弊社にマッチングするのか半信半疑でした。しかし弊社に足を運び、弊社スタッフの声を聴き期待できることを図解で分かり易く説明頂きました。

おそらくややこしい業務だと感じていたと思います。しかしながら各システムや担当者が縦割りになっていた業務を上手につないでくれるシナリオを描いていただきました。

また作っただけでなく運用までのサポートもしっかり対応いただいています。

今までの当たり前を変えるには難題も多くありますが、丁寧に一つ一つ解決してくGKIさんに感謝しています。